Seit es Prine gibt, suchen wir das perfekte Tool, um unsere verschiedenen Welten zusammenzubringen. Die Planung lebte in Tabellen, die Ist-Stunden erfassen wir in Clockify, Rechnungen, Aufwand und Kontostand liegen in Bexio. Um die eigentlich spannenden Fragen zu beantworten – Liegen wir im Budget? Wer hat Überstunden, wer Luft? Reicht die Liquidität, wenn sich ein Projekt um zwei Monate verschiebt? – hiess es jedes Mal: exportieren, in Excel kopieren, Formeln nachziehen. Und kaum stimmte die Tabelle, war sie schon wieder veraltet.
Warum kein bestehendes Tool gepasst hat
Wir haben uns umgeschaut und unter anderem awork, Asana und Plaky, das Planungstool von Clockify, angesehen. Alle sind gut gemacht, aber keines kam mit unseren Spezialwünschen zurecht:
- 4-Tage-Woche: Bei uns entsprechen 32 Stunden einem 100%-Pensum. Standard-Tools gehen von einer klassischen 5-Tage-Woche aus.
- Innovationssprints: In unseren Sprints ruht das Tagesgeschäft. Sie müssen die Planung für alle blockieren, nicht nur als Notiz im Kalender stehen.
- Ferien und Feiertage: Ferien kommen aus Clockify, Feiertage sind regional. Beides muss automatisch in die Soll-Stunden einfliessen.
- Liquiditätsplanung: Vorausbezahlte Projekte, monatliche Abrechnungen und weitere Spezialfälle – jedes Projekt fliesst anders in die Kasse.
Dazu kommt Bexio. Die Software ist in der Schweiz weit verbreitet, aber eben nur hier. Internationale Planungstools bieten deshalb kaum Integrationen dafür an. Wer seine Finanzdaten mit der Planung verbinden will, kommt um eine eigene Anbindung an die Bexio-API nicht herum.
Also haben wir es selbst gebaut
Software bauen ist unser Handwerk – warum also nicht für uns selbst? Mit KI-Werkzeugen wie Claude Code ist der Aufwand für ein solches internes Tool stark gesunken. So ist auf unserem gewohnten Stack aus Laravel und Vue eine Web-App entstanden, die Planung, Ist-Stunden und Finanzen endlich zusammenbringt – mit genau unseren Regeln.
Alle Screenshots in diesem Beitrag zeigen anonymisierte Demo-Daten.
Planung auf einen Blick
Herzstück ist die Roadmap: Wer arbeitet in den nächsten Wochen und Monaten an welchem Projekt, mit welchem Pensum? Innovationssprints sind fix eingeplant und blockieren die Kapazität des ganzen Teams.
Soll und Ist – ohne Nachrechnen
Die erfassten Stunden kommen direkt aus Clockify. Die App rechnet sie gegen das Soll pro Person – mit 32 Stunden als 100%, Pensum und Feiertagen – und zeigt sofort, wo jemand Überstunden aufbaut oder im Minus ist.
Die Ferien des Teams werden aus Clockify synchronisiert und erscheinen in einer Jahresübersicht direkt neben der Planung.
Projekte im Griff
Der Report zeigt für jede Zeitspanne, was eingeplant war und was tatsächlich gearbeitet wurde – pro Projekt, pro Person, verrechenbar oder nicht. Die Jahresübersicht der Projektbudgets zeigt, wie viel schon verbraucht ist und ob wir den Break-even erreichen.
Liquidität, live statt im Rückspiegel
Die Ist-Werte kommen aus Bexio. Für die kommenden Monate rechnet die App eine Prognose aus Planung, Stundensätzen und Löhnen – und berücksichtigt dabei, ob ein Projekt vorausbezahlt oder monatlich abgerechnet wird. Verschiebt sich ein Projekt, sehen wir die Auswirkung auf die Liquidität sofort.
Keine Excel-Synchronisation mehr
Der grösste Gewinn ist unspektakulär: Wir müssen nichts mehr abgleichen. Clockify und Bexio werden automatisch synchronisiert, die Planung pflegen wir direkt in der App. Dabei bleiben Clockify und Bexio die Quelle der Wahrheit – die App liest nur und schreibt nie zurück. So gibt es keine zweite, widersprüchliche Wahrheit.
Kennt ihr das Problem auch? Wenn eure Abläufe nicht ins Schema der Standard-Tools passen und ihr Daten zwischen Bexio, Zeiterfassung und Excel hin- und herkopiert: Genau solche Lösungen bauen wir auch für Kundinnen und Kunden. Sprecht uns an.